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【エクセルの使い方】社内共有資料でやって欲しくない事10選

【エクセルの使い方】社内共有資料でやって欲しくない事10選

こんにちは!ディースパーク編集部です。
春から新しく会社で仕事をする方!もしくは就活中の学生の方!会社ではExcel(エクセル)をよく使います。そして一つのエクセル資料を複数名の社員で共有して、各自が書き込んでいく事も多いです。

そこで、新入社員の方やエクセル初心者の方のために、社内共有でエクセルを使うときに気を付けたい事を10個ご紹介します。新入社員だけでは無く、何年も働いている社員もついついやってしまいがちな事です(汗)。。社内共有エクセルの使い方には気を付けましょう。。

また、「新人なのにコイツできるな!」と思われる簡単な「おもてなしエクセル術」を少しだけご紹介します。是非参考にして下さい!

目次

~【エクセルの使い方】社内共有資料でやって欲しくない事10選~

  1. 自分の名前だけ色をつける
  2. 漢字?カナ?
  3. フィルタのかけっぱなし
  4. 記号がバラバラ
  5. フォントがバラバラ
  6. 枠線が無い
  7. 自分好みのデザインにしちゃう
  8. 勝手に列を追加する
  9. 突き抜けてるよ
  10. 番号

1. 自分の名前だけ色をつける

共有のエクセル資料であれば、同じエクセルを自分以外もたくさん使います。自分が見やすいように自分の名前の色を変えたり、担当の部分の色を変えたりしないようにしましょう。社員数が多ければ虹色の様なカラフルなエクセルになってしまいます。

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2. 漢字?カナ?

「東京」と書いたり、「トウキョウ」と書いたり、
「名古屋」と書いたり、「ナゴヤ」と書いたり、
統一感の無い書き方は止めましょう。

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3. フィルタのかけっぱなし

これは非常によくあります。フィルタをかけて作業をした後に、ついつい忘れてそのまま保存する事です。その後に開いた人はフィルタを解除する事から始めないといけないので、次の人の事を考えると必ず保存前にフィルタを解除してから保存をするべきですね。

なお、フィルタは下記赤枠のようにフィルタマークの左下に小さい▼があります。そこの列がフィルタになっています。また一番左の「行」の数字を見ればフィルタがかかっているかがすぐに分かります。下記の場合、1→2→3→6→9→12→15、、と飛び飛びになっています。(青文字になってます)この行を見てもフィルタがかかっているかが分かります。

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4. 記号がバラバラ

下記の例は¥なのか、円なのか、ですが、統一しましょう。

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5. フォントがバラバラ

下記の様にフォント(字体)がバラバラだと見づらいです。統一しましょう。

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6. 枠線が無い

これもよくあります。別のエクセルからコピペした場合など枠線が無くなってしまう事があります。コピペした後は枠線を入れなおしましょう。(下記例は企業名Bの所)

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7. 自分好みのデザインにしちゃう

いくらピンクが好きだとしても自分好みに勝手にデザインを変更するのは止めましょう。あくまで「共有」資料です。もしデザインを変更したい時は管理者に相談しましょう。

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8. 勝手に列を追加する

勝手に列を入れると他の数式がおかしくなってしまう事もあります。変更したい時は管理者に相談しましょう。(下記例はF列)

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9. 突き抜けてるよ

セル内に収まるようにしましょう。

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10. 番号

よくエクセルの資料では一番左に「No」の様に番号を入れる事が多いです。そんなエクセル資料の場合、行をまるまるコピーして挿入(コピーしたセルの挿入)をすると番号がおかしくなったり、ずれたりします。番号順になるように変更しましょう。(行を挿入した時に自動で番号が変わるように関数を入れておくのも良いでしょう。)

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【番外編】できるな!と思われる「おもてなしエクセル術」

■無駄なシートは削除してあげる

通常エクセルを新規作成すると下記の様にシートが3つあります。

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この3つのシートは、下記のように「必要なシートだけ」にして、他の必要のないシートは削除しましょう。

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もしメールなんかでエクセルを送る時、相手の事を考えると無駄なシートは削除した方が親切です。シートが複数枚あると、相手は何か書かれているかチェックしないといけませんので、何も書かれていない場合は時間の無駄となります。相手の時間は1秒でも削ってあげましょう。

なお「新規作成」でエクセルを開いた時に、最初から1シートのみに設定する方法もあります。

「ファイル」から「オプション」を選択。

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その後、下記の赤枠の「ブックのシート数」を「1」に変更すればOKです。

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■印刷プレビューをしっかり見る

メール添付でエクセルを送る場合、相手がそのまま印刷してもちょうど良くページに収まるように、事前にちゃんと印刷プレビューをして、ページ設定をしておきましょう。下記は例ですが、下記のまま送ると本来1枚で収まるページが6枚で印刷されてしまいます。。相手は印刷してしまった後、舌打ちするでしょう。こんな事が無いようにページ設定は事前にやってあげると親切です。(但し、メールの受け取り手側の印刷環境設定によっては、印刷ページ数が変わる事もあると思います。PDFに変換して送ってあげるというのも手です。

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まとめ

いかがでしたでしょうか?普段あまりエクセルを使わない方や、新入社員の方がやってしまいがちな10個をご紹介しました。社内外でよく使うエクセルだからこそ相手の事を考えて、作成、編集をしましょう!

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